Un atelier d’équipe pour définir ensemble les Definition of Ready (DOR) et Définition of Done (DOD).
Il y a plusieurs manières de réaliser cet Atelier, voici la mienne 😊
J’ai décidé de refaire en grande partie cet article. L’ayant beaucoup expérimenté en présentiel et en distanciel. Je pu, au fur et à mesure, peaufiner le déroulé etc.
Les bases
Définitions :
En fin d’article, le rappel de ce qu’est une DOD et une DOR, les pourquoi ainsi que des exemples parlants.
Le moment, la fréquence et la durée :
– Lors du démarrage d’une équipe
– Quand on sent que le flux ou/et la manière de travailler ont évolué
– Prévoir un minimum de 2h d’atelier selon la maturité de l’équipe, le temps peut varier
Le matériel :
– Le set à imprimer
– Deux tables
– Masking-tape fin
– 2 couleurs de petits post-it
– Stylo pour les petits post-it
– Marqueurs
– Si possible deux tables
En distanciel, on va utiliser un board qui va être découpé étape par étape.
Template : sur Miro, sur Draft.io
Les participants :
– L’équipe entière
A préparer en amont :
- Mettre à disposition le matériel lié au workflow
- Flèche /WIP/Post-it et stylo
- Dans le cas d’une équipe qui a déjà un workflow de travail :
- Visualiser le workflow actuel de l’équipe
- Dans le cas ou une équipe n’a pas de workflow :
- Créer un workflow exemple qui servira de base de réflexion
Voici un flux exemple qui sert de base de réflexion :
La partie DOD/DOR :
- Répartir le matériel par catégorie de carte
- Créer le tableau par ligne :
- Ligne avec le Nouveau Workflow
- Ligne Obligatoire
- Ligne + Value
- Ligne Plus tard
C’est Parti !
Etape 1 : Présenter le déroulé à l’équipe :
- Qu’est-ce qu’une DOD et une DOR ?
- Le Workflow
- DOD/DOR
- Limite de WIP
- Next
Etape 2 : Qu’est-ce qu’une DOD/DOR ?
Expliquer pourquoi on est là, à quoi ça sert la DOD et la DOR.
Vous pouvez vous inspirer du rappel en fin d’article
Etape 3 : Travail sur le workflow
L’objectif de cette étape est de revoir le workflow de l’équipe / le flux de travail.
Nous allons répondre aux questions suivantes :
– Est-ce que tout le monde trouve que c’est le flux le plus pratique ?
– Comment pouvons-nous l’optimiser ? ou le rendre plus simple ?
– Est-ce que nous sommes tous d’accord sur qui doit intervenir à quel moment ?
Pour cela, nous allons mettre à plat ce flux.
Les post-it représentent un statut. Les flèches représentent la personne qui déplace le ticket d’un statut à un autre.
Pour mettre en avant les modifications du workflow :
– une couleur de post-it pour les statuts “initiaux”
– une couleur de post-it pour les statuts les “modifiés/nouveaux”.
Voici un exemple de la légende pour la partie workflow et placement de la DOD et DOR :
Etape 4 : Placement de la DOD et DOR
Avec l’équipe, réfléchir à ou placer le DOR et la/les DOD.
Rappeler les deux points suivants :
- là ou ils vont être placés l’un et l’autre, nous allons ensuite travailler sur leur définition c’est-à-dire la check-list de validation
- il y a plusieurs manières de placer le DOD :
- une seule fois : à la fin du workflow
- à plusieurs moments clefs du workflow. Par exemple, quand on change d’intervenant
- à chaque changement de statut, pour être sûr qu’on soit tous alignés
Pour visualiser et acter le choix de l’équipe, déplacer les flèches DOD et DOR aux endroits voulus.
Etape 5 : Reporter le nouveau workflow
Reporter le nouveau workflow sur la table / l’espace DOD/DOR
Etape 6 : Explication des éléments aux participants
– Les 3 couleurs des cartes :
- Vert : Cartes Orientées DOR
- Bleu : Cartes Orientées DOD
- Jaune : Cartes Orientées communication, qui est le responsable du ticket et comment je communique avec le prochain
– Les 3 lignes représentent l’implication possible, c’est là ou on place les cartes :
- Obligatoire : Nous l’inscrivons dans le DOD/DOR et on s’y engage ensemble
- + Value : Nous l’inscrivons dans le DOD/DOR et c’est notre valeur ajoutée quand on arrive à le faire
- Plus tard : Nous devrions l’inscrire et nous n’y arrivons pas mais c’est notre prochaine étape
Etape 7 : Insister sur les rajouts par l’équipe
Distribuer à tous, un marqueur et quelques cartes vierges.
Bien expliquer que les cartes déjà écrites sont des pistes et qu’ils peuvent rajouter ce dont ils ont besoin.
Etape 8 : Laisser agir l’équipe
Lancer l’équipe. Prendre une position d’observateur et laisser interagir l’équipe. Ne pas hésiter à relancer et égayer les échanges quand c’est nécessaire.
Bonus : Prendre en photo l’équipe pendant l’exercice pour garder des souvenirs
Etape 9 : Validation
Relire tout à haute voix. Ponctuer de :
– est ce qu’il manque quelque chose ?
– est-ce qu’on est tous d’accord sur ça, on commence à partir de demain ?
Etape 10 : Limite de wip
Définir avec l’équipe la limite de WIP, c’est à dire combien de ticket maximum est autorisé par colonne toute personne confondu.
Etape 11 : Qu’est ce qu’on en fait après ?
Poser à l’équipe les questions suivantes :
- Ou est-ce qu’on rend visible la DOD/DOR pour qu’elles soient visibles de tous ?
Le but est qu’on puisse voir le plus possible notre DOR et notre DOD, si possible à chaque changement de colonne, je me pose la question « est-ce que j’ai bien fait tout ce que j’avais à faire? »
- Quand est-ce qu’on se revoit ?
Il ne faut pas hésiter à la mettre à jour de manière régulière soit en format Atelier comme aujourd’hui soit au fil de l’eau quand quelqu’un propose une évolution.
Etape 12 : Conclusion
Demander un feedback sur l’atelier à l’équipe.
Etape 13 : Fin
Tout prendre en photo pour le CR !
REX Audio :
Ressources
Mes propres ressources :
- Légendes et flèches (.pdf / .ppt)
- Les cartes pré-remplies (.pdf / .ppt)
- Les cartes vierges (.pdf / .ppt)
- Les placements DOD/DOR et limite de wip (.pdf / .ppt)
N’hésitez pas à imprimer, personnaliser, plastifier et à utiliser une découpeuse d’angle !
En plus : Ma petit fiche de préparation de l’atelier (.pdf / .ppt)
Des ressources Externes sur le sujet :
Rappel :
Les définitions :
Il y a 2 étapes importantes dans le flux de travail :
– Quand la User Story est prise par le réalisateur pour commencer la réalisation
– Quand la User Story est terminée d’être réalisée
Pour être sûr que l’US puisse être prise par le réalisateur, l’équipe va définir une Definition of Ready (DOR) – Définition de prête : qu’est-ce que l’US doit contenir pour être prête à être embarquée, prête à être réalisé ?
Puis l’équipe va également définir ensemble la Definition of done (DOD) – Définition de terminé : qu’est ce qui fait que l’US est considérée comme terminée ?
Visuellement ça peut se rapprocher d’une check-list.
Quand tout est coché c’est : ok.
L’équipe peut également réaliser une DOD entre chaque colonne du board jusqu’à la fin. Pour être sûr que chaque membre de l’équipe soit aligné sur les différents états et étapes des choses à réaliser.
Pourquoi faire cela ?
Quand nous avons plusieurs personnes qui travaillent ensemble, il est important de rendre explicite les règles et d’éviter le plus possible l’implicite. Pour que celles-ci soient comprises de tous et surtout qu’on soit tous alignés sur les mêmes définitions.
Exemple de Definition of ready (DOR) :
Je demande à quelqu’un, est ce que tu peux faire la vaisselle ? :
Une première personne va estimer qu’elle est PRETE à faire la vaisselle quand il y a au moins une assiette sale dans l’évier et qu’elle a une éponge.
Une seconde personne va estimer qu’elle est PRETE à faire la vaisselle quand il y aura au moins un minimum de vaisselle, une éponge, le produit vaisselle, un torchon pour essuyer et qu’elle aura vérifié qu’il y a bien de l’eau chaude.
Nous avons donc deux définitions de Prêt pour la même tache mais pas la même base de départ.
L’équipe doit donc se mettre d’accord sur le Definition of Ready :
- du produit vaisselle
- une éponge à vaisselle
- un torchon
- au moins 10 objets à laver
- avoir de l’eau chaude (facultatif mais + value)
Exemple de Definition of done (DOD) :
Je demande à quelqu’un de faire la vaisselle :
Une première personne va estimer qu’elle a TERMINE de faire la vaisselle quand elle a lavé et étendu la vaisselle sur le bord de l’évier
Une seconde personne va estimer qu’elle a TERMINE de faire la vaisselle quand elle a essuyé et ranger dans le placard
Nous avons donc deux définitions de Terminé pour la même tâche mais pas le même résultat.
L’ équipe doit donc se mettre d’accord sur la Definition of Done :
- vaisselle lavée
- vaisselle séchée
- vaisselle rangée dans le placard
- torchon mis à sécher (facultatif mais + value)
PS : Merci Clémentine pour son active participation ! et Tara ! 🙂
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