Avec les congés d’été qui arrivent et aussi des changements d’équipe, j’ai voulu réfléchir à comment préparer ces changements/ces absences.
Comment préparer au mieux les absences des uns et des autres et les passages de Co’ (connaissances, compétences) ?
À faire de préférence quelques semaines à un mois avant les vacances.
Un icebreaker dédié
Le but de cet icebreaker est de récupérer les informations de tous les congés, départ et mouvement.
Mais il va aussi permettre de jouer son rôle de brise glace et de cohésion d’équipe car on va faire parler tout le monde sur ses vacances et ses projets.
Voici ce qu’on va demander de faire :
Etape 1 : une image fun
Demander à chacun.e de poster une photo/une image de son programme des prochains mois. Par exemple : Juillet / Août / Septembre.
Etape 2 : les dates
Ensuite de rajouter en dessous un post-it avec son prénom et la période d’absence. Bien insister sur « si vous n’êtes pas sûr, mettez juste la période ou la durée plus ou moins ». Le but est de récupérer de l’information
Etape 3 : le tour de table
Faire un tour de table rapide oû chacun parle de son programme.
Le format d’Atelier
Comme une rétro classique, on va demander à l’équipe de réfléchir à 3 catégories et on va poser des questions pour aider leurs réflexions :
- Quels sont les risques humains chez nous ?
- Est-ce qu’il y a des personnes indispensables ? (si oui, pourquoi?)
- Est-ce qu’il y a des passages de connaissance à réaliser ?
- Autres risques liés à des personnes ?
- Quels sont les risques techniques ?
- Problèmes d’accès ?
- Autres risques techniques ?
- Quels sont les risques extérieurs ?
- Les risques humains ou techniques qui peuvent dépendre des personnes à l’extérieur de l’équipe.
Pas de limite de nombre de post-it le but est d’être le plus exhaustif possible.
Un plan d’action plutôt qu’une prise d’actions.
Pour les actions, nous allons aller un peu plus loin que simplement « prendre une action à réaliser dans le sprint qui vient ».
Mais plutôt voir cela comme un plan d’action, ce qu’il signifie qu’il faudra :
- suivre les actions
- relancer les actions
- les affiner
Lors de la définition des actions, nous allons avoir 3 niveaux d’action :
Comme dans la gestion d’un backlog plus l’action est proche de nous dans le temps plus elle est détaillée et on sait qui va la réaliser. Plus elle est éloignée moins elle est précise.
- Les actions à court terme : elles peuvent être réalisées rapidement, nous avons identifié qui la fait et l’action est précise.
- Les actions à moyen terme : on a besoin de recueillir des informations avant de les réaliser ou d’attendre la réalisation de précédentes actions.
- Les actions à long terme : des actions qui ont besoin de plus de temps. Ou des « idées » des directions. Elles ont donc besoin d’être affinées.
Exemple :
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