Il y arrive toujours un moment où une équipe se demande comment partager simplement les absences / présences / TT etc.

Contexte

Dans beaucoup de sociétés, il y a des outils de saisie des présences mais seulement une ou deux personnes ont une vision globale de l’équipe et en général ce sont les managers ou équivalents.

La mise en place d’un calendrier partagé a pour but de devenir un outil pour l’équipe et son organisation.
Mettre à disposition les informations simplement et de manière visuel permet une meilleure collaboration et responsabilisation.

Plus l’initialisation et la modification du calendrier est rapide, plus il va être utilisé. Arrêtons les outils difficiles à maintenir ou à comprendre.

La base

L’onglet Version 1 dans le document fourni.

Un fichier Excel ou Google sheet partagé avec comme éléments minimums :

• le calendrier
• prénom
• absence
• matin
• après-midi
• provisoire

Il arrive souvent qu’un membre d’équipe dise « je ne suis pas sur des dates exactes ». Je l’invite donc à remplir en provisoire. Cela permet de pouvoir se projeter un minimum lors des sprints planning ou planification à plus long terme.

L’utilisation :

Rien de plus simple, il suffit de copier la case qui correspond dans la légende et de coller dans l’agenda

Version 2

Il est possible de rajouter des éléments utiles pour la préparation du sprint à venir :

• Les rôles à cotés des prénoms ainsi que le tri
• Les sprints et leurs noms
• Le rappel des règles

Rendre visibles et explicites les règles c’est laisser l’équipe s’auto-organiser pour la gestion des congés.

Exemple :

En plus :

Rajouter une couleur les formations : une personne en formation, est absente pour la réalisation donc à prévoir lors d’un sprint planning

Visualiser les anniversaires : pour la cohésion d’équipe

Ne pas hésiter à figer la partie « prénom » pour que ça soit plus facile

N’hésitez pas à rajouter ce qui peut-être utile à l’équipe et à sa collaboration pour que ce calendrier des congés / absences soit le plus pratique pour tous.

Et surtout :

Il faut mettre ce document à disposition le plus facilement possible et non le mettre dans un sharepoint perdu.

Par exemple : avec mon équipe actuelle, le lien vers le calendrier est sur la page d’accueil du board jira. Celui-ci est utilisé tous les jours par l’équipe.

Ressources

Fichier Excel de Janvier 2024 à Décembre 2024 (xlsx)